Définition
Rappelez-vous de votre dernière embauche dans une entreprise. Comment s’est passée votre arrivée dans celle-ci ? Avez-vous été capable de vous mettre directement au travail ? Ou bien a-t-il fallu que des personnes vous accompagnent pour vous présenter votre nouvelle fonction, vos nouveaux collègues, votre nouveau lieu de travail ? Vous a-t-on formé à la culture de l’entreprise, à des procédures et logiciels internes ? Cela vous a-t-il aidé, voire rassuré, à vous lancer sur vos premières tâches ?
Si vous avez effectivement vécu une expérience similaire à celle-ci, alors votre employeur a probablement réussi son onboarding !
L’onboarding est un processus d’accueil et d’accompagnement d’un nouveau collaborateur, qui consiste à lui fournir les informations, formations et ressources nécessaires à son adaptation à son rôle et à la culture de l’entreprise.
L’onboarding exerce une influence significative sur la réussite, la productivité et le bien-être au travail du nouvel arrivant, mais aussi sur son engagement et sa fidélité à l’entreprise. L’employeur peut alors viser des taux de turnover plus faibles et de performance globale plus élevés.
Welcome on board pour un embarquement réussi dans l’intégration de vos nouveaux talents !
Les 5 étapes
Étape 1 : En amont
Il n’est pas question d’improviser pour onboarder un nouveau collaborateur. Il faut s’y préparer bien en amont pour que l’onboarding soit fluide et efficace, en définissant un plan d’actions structuré et adapté aux besoins du nouveau collaborateur et de l’entreprise.
Premièrement, vous devez définir clairement les objectifs d’onboarding. Par exemple, quels sont les aspects de la culture d’entreprise que vous souhaitez qu’il découvre ? Quelles compétences doit-il acquérir dès son arrivée ?
Deuxièmement, vous devez planifier les étapes essentielles de son arrivée. Par exemple, l’accueillir et lui présenter son environnement de travail et l’entreprise la première semaine, et le former aux outils et procédures internes la deuxième semaine.
Troisièmement, n’oubliez pas d’assigner des responsabilités à différentes personnes dans l’entreprise pour s’assurer que les objectifs d’accueil et les délais sont respectés, et que le nouvel arrivant se sente bien accompagné.
Étape 2 : Accueil
C’est le grand jour : votre collaborateur arrive à 9h ! Vous êtes bien préparé et vous savez exactement ce qui va se passer pour lui aujourd’hui, et les prochaines semaines. Et c’est tant mieux : en créant un environnement accueillant dès le premier jour, vous donnerez le ton de son expérience à venir au sein de l’entreprise !
Tout d’abord, faites sentir à votre nouveau collaborateur que vous êtes ravis de son arrivée, et qu’il va se révéler utile pour l’entreprise et ses collègues. Pour cela, créez-lui un accueil personnalisé et chaleureux.
À son arrivée, remettez-lui un kit de bienvenue : outils de travail, guide d’informations sur l’entreprise, et même pourquoi pas des goodies… Tout est bon pour faire bonne impression !
Ensuite, organisez un café, un déjeuner ou un événement quelconque de bienvenue avec l’équipe. Cela lui permettra de faire connaissance avec ses nouveaux collègues dans un cadre informel et convivial.
Enfin, organisez dès les premiers jours une réunion d’introduction à l’entreprise. Présentez les valeurs, la mission et la vision de l’entreprise, son organigramme, ses projets… Afin de préparer au mieux le nouveau collaborateur à son nouvel environnement de travail et à ses nouvelles tâches.
Étape 3 : Encadrement
Votre nouveau collaborateur est maintenant rassuré et prêt à travailler. Il connaît son environnement de travail et commence à saisir son rôle dans l’entreprise. Il est maintenant temps pour lui de commencer ses tâches, mais il se demande encore par où commencer. Pas de panique ! Pour lui faciliter la tâche, vous allez l’encadrer de façon efficace.
Pour cela, désignez un mentor expérimenté qui pourra l’aider, le guider et répondre à ses questions. Dans l’idéal, cette personne occupe un poste similaire ou complémentaire au sien, afin qu’il soit en mesure de l’accompagner dans la prise en main des outils de l’entreprise, de lui présenter les objectifs du poste ou des tâches en question…
N’oubliez pas de prévoir un suivi régulier, par exemple avec des points quotidiens les premiers jours, puis des réunions hebdomadaires par la suite. Cela fera ressentir au collaborateur qu’il est soutenu et qu’il progresse dans ses missions. Vous pourrez également détecter d’éventuelles difficultés en proposant rapidement des solutions.
Étape 4 : Formation
À l’arrivée du nouveau collaborateur, vous lui avez présenté l’entreprise, les logiciels, les procédures internes à l’entreprise… C’est beaucoup d’informations à digérer d’un coup ! De plus, si cela a été fait de façon informelle et concise, il est très probable qu’il n’ait pas tout retenu, et encore moins qu’il soit déjà 100% opérationnel. C’est pour cela que vous devez mettre en place des temps de formations plus formels. Ainsi, vous assurez la montée en compétences du nouveau collaborateur.
D’abord, assurez-vous que les formations prévues soient personnalisées au poste occupé par le nouvel arrivant : connaissances théoriques, compétences techniques, procédures internes ou avec les partenaires et clients…
Prévoyez également des opportunités de développement à long terme, c’est-à-dire un plan de formation continue et l’identification de possibilités de progression. Montrez au collaborateur qu’il a un avenir dans l’entreprise en prévoyant des points réguliers avec des managers ou des collaborateurs en ressources humaines, afin de renforcer sa motivation et son engagement.
Étape 5 : Suivi et feedback
Comme mentionné dans l’étape 3 de l’onboarding, l’encadrement, il est important d’assurer une intégration continue en organisant régulièrement des points de suivi avec votre collaborateur. Mais cela est aussi utile pour améliorer votre processus d’onboarding ! Plus vous récupérerez du feedback, mieux vous intégrerez vos futurs talents. De plus, c’est un moyen efficace pour montrer à votre nouvel arrivant que sa voix compte et que l’entreprise accorde de la valeur à l’amélioration continue.
Définissez les modalités de suivi continu de votre nouveau collaborateur : combien de fois par mois ? combien de temps ? quels objectifs de suivi ? quel format ?…
N’ayez pas peur de demander le feedback de votre collaborateur sur son onboarding. Comment l’a-t-il vécu ? S’est-il senti à l’aise, informé, formé ? Qu’est-ce qui a bien marché ? Qu’aurait-il aimé vivre différemment ? Son point de vue est précieux pour identifier les points forts et les axes d’amélioration du processus que vous avez mis en place. Vous pourrez ainsi l’ajuster pour les futurs nouveaux arrivants.
Exemple d’un parcours d’onboarding
Un de nos clients, acteur international des métiers de l’ingénierie et des services, souhaite former ses nouveaux collaborateurs à la suite d’un rachat.
L’objectif est de leur transmettre une compréhension claire de qui est le groupe, de ses valeurs et de son organisation.
Objectif pédagogique pour les nouveaux arrivants
Permettre aux nouveaux collaborateurs d’acquérir des connaissances essentielles sur le groupe, notamment :
- Présentation et histoire.
- Organisation et principales expertises.
- Engagements et ambitions.
Format et contenu du module
Un module simple utilisant la vidéo qui aborde 6 grandes thématiques pour présenter le groupe (organisation, valeurs, métiers, activités, histoire et ambitions), ainsi qu’une vidéo en motion design de 4 minutes qui retrace l’histoire du Groupe
Accompagnement par Newton Agence
Nous avons contribué au développement de ce module avec un accompagnement global incluant :
- La collecte et la rédaction de la matière pédagogique
- Co-construction avec le service formation et le service communication pour garantir la cohérence avec les messages internes.
- Écriture de la formation.
- Conception et réalisation graphique en respectant la charte du groupe.
- Réalisation multimédia avec l’outil Storyline.
- Vidéo motion design : conception et animation d’une vidéo de 4 minutes pour illustrer l’histoire du groupe.
Vous avez un projet d’onboarding ?
Newton Agence est là pour vous accompagner !
